Правила проведения деловых совещаний

Если знать некоторые несложные правила, можно получить даже от короткого рабочего совещания много полезного.

Всегда соблюдайте пунктуальность. Начните с себя. Поверьте, если вы будете опаздывать, то и ваши подчиненные будут брать с вас пример и не спешить к вам на совещания. И так вы будете терять свое ценное время, которое могли бы потратить на что-то важное.

Не забудьте определить время, которое отведено на разговор. Вы должны заранее понимать, что у вас есть 40 минут, и все вопросы надо успеть обсудить, а дальше - все участники будут заниматься своей работой.

Определитесь с целью совещания. «Потом разберемся» в этом случае не проходит. Нужно точно знать чего вы собираете свой персонал. Помните, все не продуманные разговоры отбирают у вас время. А, как говорится, «время деньги». Подумайте еще раз, сколько всего вы бы могли сделать полезного, если бы не тратили попусту время.

Не углубляйтесь в подробности поставленного вопроса на совещании. Дайте вашим сотрудникам самим подумать над ним. Поверьте, вы можете услышать массу интересных вариантов решения этой проблемы. Записывайте каждое мнение и каждый вариант. После этого воспользуйтесь им, а сотрудника, который его предложил, поощрите. Одна голова - хорошо, а две - лучше. Если, конечно, вопрос правильно поставлен.

Дисциплина. Перед началом совещание обязательно определите и расскажите вашим подчиненным, что можно делать, а что нельзя. Это опять же сэкономит вам время на совещании. Соблюдайте рамки приличия сами и объясните их своим работникам. Поверьте, нельзя достичь продуктивной работы, когда кто-то пьет кофе или жует булочки. Определите вещи, которые не допустимы на совещании.

Обязательно по итогам делового совещания нужно подготовить письменное резюме. Разговор должен приводить к результату, а не быть самоцелью.